Teljes körű számla-, dokumentum- és pénzügyi menedzsment, közvetlen könyvelői kapcsolódással.
A Cadren szoftver egy olyan operatív eszköz, amely a vendéglátóipari vállalkozások adminisztratív folyamatainak központosításával és automatizálásával mérhető hatékonyságnövekedést eredményez. Segítségével a cégvezetők pontos, naprakész adatokhoz jutnak, kontrollt gyakorolhatnak a kiadások felett, és csökkenthetik a manuális adminisztrációra fordított időt, erőforrásokat szabadítva fel a vendégélmény javítására és az üzletfejlesztésre.
A vendéglátóipari adminisztráció digitalizálása: A Cadren szoftver funkciói és előnyei
A vendéglátóiparban működő vállalkozások – legyen szó étteremről, szállodáról, catering cégről vagy bárról – napi szinten jelentős mennyiségű adminisztratív feladatot kezelnek. A beszállítói számlák sokasága, a komplex beszerzési folyamatok és a pénzügyi teljesítmény pontos nyomon követésének igénye közös kihívást jelentenek. Ezen folyamatok manuális vagy széttagolt rendszerekben való kezelése időigényes, hibalehetőségeket rejt és nehezíti a naprakész üzleti döntések meghozatalát. A Cadren egy központosított szoftveres megoldást kínál, amely kifejezetten ezen operatív kihívások kezelésére lett kifejlesztve.
Az alábbiakban bemutatjuk a szoftver főbb moduljait és azokat a konkrét előnyöket, amelyeket egy vendéglátóipari vállalkozás számára nyújtanak.
1. Központi számla- és dokumentumkezelés
Tulajdonságok: A rendszer lehetővé teszi az összes bejövő és kimenő számla digitális tárolását és archiválását. Támogatja a számlaképek feltöltését, a külföldi (devizás) számlák kezelését, valamint automatikusan letölti és feldolgozza a NAV Online Számla rendszeréből érkező XML adatokat. A dokumentumtár modulban szerződések, hatósági engedélyek (pl. HACCP, NTAK) és egyéb üzleti iratok tárolhatók, lejárati figyelmeztetők beállításával.
Előnyök a vendéglátóiparban:
- Adminisztrációs idő csökkenése: A papíralapú számlák fizikai rendszerezése és keresése megszűnik, legyen szó alapanyag-beszállítóról, takarítószolgálatról vagy textíliákat biztosító partnerről.
- Adatvesztés kockázatának kiküszöbölése: A digitális tárolás megakadályozza a számlák és fontos iratok fizikai elvesztését vagy sérülését.
- Pontosabb pénzügyi nyilvántartás: Az automatikus NAV-integráció biztosítja, hogy minden számla bekerüljön a rendszerbe, csökkentve a manuális adatrögzítésből fakadó hibákat.
- Jogszabályi megfelelés: A lejáratfigyelmeztető funkció proaktívan jelez a megújítandó engedélyekről, bérleti szerződésekről vagy hatósági igazolásokról.
2. Szállítói és Beszerzési Folyamatmenedzsment
Tulajdonságok: A beszerzési modul a teljes folyamatot lefedi az igénylés rögzítésétől a teljesítésigazolásig. Lehetőséget biztosít árajánlatkérések kiküldésére, a beérkező ajánlatok összehasonlítására, megrendelések kiadására és a kapcsolódó számlák, szerződések csatolására.
Előnyök a vendéglátóiparban:
- Költségkontroll és átláthatóság: A központosított rendszerben minden beszerzési igény (pl. alapanyagok, italok, szobai textíliák) dokumentált és visszakövethető. Ez lehetővé teszi a kiadások pontos elemzését és a legjobb árajánlatok kiválasztását.
- Optimalizált működés: Az üzletvezető, F&B menedzser vagy szállodaigazgató pontosan nyomon követheti a leadott rendelések státuszát, segítve az alapanyag-készletek és egyéb eszközök (pl. szobai bekészítések) tervezését.
- Auditálható folyamatok: Egy esetleges belső vagy külső ellenőrzés során a teljes beszerzési előzmény – az igényléstől a kifizetésig – könnyen bemutatható.
3. Pénzügyi statisztikák és vezetői riportok
Tulajdonságok: A szoftver valós idejű pénzügyi műszerfalat biztosít, amely grafikonokon és táblázatokban jeleníti meg a bevételek, kiadások és az egyenleg alakulását. Lehetőség van pénzügyi dimenziók (pl. költséghely, projektszám) létrehozására, amelyek mentén a tranzakciók szűrhetők és csoportosíthatók. A riportok PDF és CSV formátumban exportálhatók.
Előnyök a vendéglátóiparban:
- Adatalapú döntéshozatal: A vezetők naprakész információk birtokában hozhatnak döntéseket, nem kell a könyvelői zárásra várni a cég pénzügyi helyzetének felméréséhez.
- Részletes jövelmezőségi elemzés: Költséghelyek létrehozásával (pl. „étterem”, „bár”, „szállás”, „rendezvényszervezés”) pontosan mérhető, hogy a vállalkozás melyik üzletága milyen mértékben járul hozzá a profithoz.
- Projektek nyomon követése: Egy-egy esemény (pl. „hétvégi esküvő”, „céges konferencia”) külön projektszámon való kezelésével annak pénzügyi teljesítménye precízen kiértékelhető.
4. Integrált könyvelői kapcsolat és jogosultságkezelés
Tulajdonságok: A rendszer dedikált felületet biztosít a könyvelő számára, ahol hozzáfér a digitálisan rögzített és jóváhagyott bizonylatokhoz. Az adatok exportálhatók a legelterjedtebb könyvelőszoftverekbe (IMA, Relax, RLB, stb.). A jogosultságkezelő modulban részletesen szabályozható, hogy melyik munkatárs a szoftver melyik részéhez férhet hozzá.
Előnyök a vendéglátóiparban:
- Hatékonyabb könyvelési folyamat: A digitális adatátadás jelentősen csökkenti a könyvelő manuális munkáját és a két fél közötti kommunikációra fordított időt.
- Fokozott adatbiztonság: A szerepkör alapú hozzáférés biztosítja, hogy például a beszerzési munkatárs csak a saját területéhez kapcsolódó számlákat lássa, a pénzügyi vezetői riportokhoz viszont ne férjen hozzá.
- Nyomon követhetőség: Az audit napló rögzíti, hogy ki, mikor és milyen módosítást végzett a rendszerben, ami növeli a belső folyamatok biztonságát.
Amennyiben szeretne többet megtudni a szoftverről látogassa meg a hivatalosa weboldalt: Cadren